صاحب هر نوع کسب و کاری که باشید، برای ثبت درآمد و هزینه های خود به نرم افزار حسابداری نیاز دارید. استفاده از این نرم افزارها نه تنها کار را برای شما ساده تر می کند، بلکه با کمک مزایای فراوان آن می توانید به راحتی در کسب و کار خود پیشرفت کنید. در حالت ایده آل،  بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین ، اولین نرم افزاری است که باید هنگام شروع کسب و کار خود آن را انتخاب و خریداری کنید.

با این حال، اکثر صاحبان مشاغل تنها زمانی که نیاز به پرداخت مالیات یا درخواست وام دارند، یا زمانی که حساب و کتاب ها بسیار به هم پیچیده شده است، احساس نیاز به نرم افزارهای حسابداری را درک کرده و اقدام به تهیه آن ها می کنند. باید بدانید که با وجود پیچیدگی های زیاد در انواع امور مالی و تراکنش های موجود، هر کسب و کاری چه کوچک و چه بزرگ، به نوعی از نرم افزارهای حسابداری و مالی نیاز پیدا خواهد کرد.

اما سوال این جاست که چگونه نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنیم؟

این سوال می تواند گیج کننده باشد زیرا امروزه نرم افزارهای زیادی در بازار وجود دارد. هر یک از آن ها توسط شرکت های مختلف نرم افزاری و با ویژگی های متنوع و متفاوتی طراحی و ساخته شده اند. برحی دارای نسخه های ساده تا پیشرفته هستند، برخی دیگر فقط یک نسخه دارند. برخی شامل محصولات متنوع برای انواع کسب و کار می باشند که بسته به نوع نیاز کسب و کار خود باید آن ها را انتخاب کنید. بنابراین در این میان دانستنن یک مسیر درست برای یک انتخاب صحیح لازم و ضروری است.

در ادامه سعی می کنیم با فهرست کردن برخی از معیارهای مهم فیلترینگ محصولات نرم افزار حسابداری که باید قبل از سرمایه گذاری در یک سیستم حسابداری در نظر بگیرید، انتخاب را برای شما آسان کنیم.

همچنین در انتهای این مقاله یک فرآیند گام به گام کوتاه را بیان می کنیم که به شما در فرآیند تصمیم گیری برای یک انتخاب درست، کمک می کند.

4 فاکتور مهم برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری بی نقص

1) آنلاین یا آفلاین بودن نرم افزار حسابداری

اولین سوالی که باید از خود بپرسید این است که آیا من نرم افزار آنلاین می خواهم یا نرم افزار آفلاین مبتنی بر دسکتاپ؟

این موضوع چه اهمیتی دارد؟

خب، امروزه بیشتر کسب ‌وکارها از نرم‌ افزارهای مبتنی بر ابر استفاده می‌کنند، زیرا مزایای زیادی نسبت به نرم ‌افزار آفلاین سنتی دارند. با این حال، برخی از مشاغل مانند فروشگاه های خرده فروشی به سرعت نیاز دارند و همیشه به اینترنت متصل نیستند. برای این دسته از کسب و کارها، سیستم های POS آفلاین (نقطه فروش) بهترین گزینه است.

مزایای نرم افزار حسابداری ابری

• چیزی برای نصب وجود ندارد. شما فقط ثبت نام می کنید و در ادامه شروع به وارد کردن تراکنش های خود در فضای موجود در نرم افزار می کنید. این یعنی سرعت بالا در استفاده اولیه از نرم افزار، عدم نیاز به سیستم های قدرتمند برای نصب کردن نرم افزارهای سنگین و پیچیده، و نیز عدم نیاز به داشتن دانشی خاص برای نصب این دسته از نرم افزار ها.
• لازم نیست نگران ارتقاء نرم افزار خود باشید زیرا همه تغییرات به صورت خودکار انجام می شوند. نرم افزارهای آنلاین همیشه توسط تیم نرم افزاری شرکت تولید کننده آن به روز نگه داشته می شوند.
• نرم افزار حسابداری ابری از هر دستگاه دارای اینترنت در هر نقطه از زمان قابل دسترسی است.
• عدم نیاز به کامپیوتر های پیشرفته و هاردهای با فضای زیاد برای نگهداری داده های مالی و حسابداری کسب و کار شما، به این دلیل که داده ها بر روی کامپیوتر شما ذخیره نمی شوند.
• شرکت های ارائه دهنده نرم افزار حسابداری ابری با تهیه نسخه پشتیبان، از داده های شما بر روی ابر نگهداری و مراقبت می کنند. این ویژگی در زمان و هزینه های شما صرفه جویی قابل ملاحظه ای می کند. همچنین داده های شما همیشه در محلی امن و دردسترس هستند.
• داده ها در تمام دفاتر مالی شما همیشه یکسان و مشابه هستند.
• این نرم افزار ها می تواند با سایر برنامه های کاربردی مبتنی بر ابر شرکت شما ادغام شوند.
• افراد مختلف با توجه به نوع کار آن ها و نیازمندی های موجود می توانند دارای سطح دسترسی متفاوتی بوده و به داده های خاصی دسترسی داشته باشند.

چه زمانی باید نرم افزار آفلاین یا مبتنی بر دسکتاپ بخرید؟

• زمانی که شما یک فروشگاه خرده فروشی دارید و باید چند صد صورتحساب را بدون پیشخوان صادر کنید.
• زمانی که در محل کسب و کار خود اتصال اینترنتی ندارید.

اما چرا همیشه توصیه می شود که به سراغ یک نرم افزار حسابداری آنلاین بروید؟ زیرا حتی زمانی که در دفتر و محل کار نیستید هم به اطلاعات مالی خود دسترسی کامل دارید. همچنین با وجود پشتیبان گیری های مستمر از داده های مالی شما در فضای ابری، داده ها همیشه در یک مکان امن، بدون ایراد ذخیره خواهند بود.

2) امنیت داده ها در نرم افزار حسابداری

اگر تصمیم به خرید بسته حسابداری آفلاین گرفته اید، از این نکته صرف نظر کنید. اما اگر به آینده فکر می کنید و انتخاب یک برنامه حسابداری آنلاین را در نظر دارید، پس امنیت داده ها مهمترین جنبه ای است که باید بررسی کنید.

موارد ضروری برای بررسی امنیت نرم افزار حسابداری ابری

از شرکت بپرسید که چگونه داده های برنامه را ذخیره می کند. در بیشتر موارد، این اطلاعات در وب سایت آن ها در دسترس خواهد بود. به عنوان مثال، برخی از ارائه دهندگان خدمات میزبانی ابری قابل اعتماد، آمازون و Rackspace هستند. اگر ارائه ‌دهنده نرم‌افزار حسابداری شما برنامه را روی سرورهای خود میزبانی می کند، در مورد اقدامات امنیتی که برای محافظت از داده‌ های شما انجام می‌دهند، از آن ها حتما سوال کنید.

در قدم بعدی بررسی کنید که آیا این سرویس ها از اتصال HTTPS استفاده می کنند یا خیر. بررسی این موضوع بسیار ساده است. فقط برنامه را باز کنید و ببینید آیا URL در نوار آدرس با https://  شروع می شود یا خیر. به طور معمول، این مورد با رنگ سبز مشخص می شود. حتی می توانید برای مشاهده گواهی امنیتی روی آن کلیک کنید. پروتکل HTTPS تضمین می کند که داده های منتقل شده از رایانه شما به سرورهای شرکت نرم افزاری رمزگذاری شده است و توسط هکرها قابل مشاهده نیست.

3) رابط کاربری و پیچیدگی نرم افزار حسابداری

بسیاری از صاحبان مشاغل هیچ نوع سابقه ای در زمینه حسابداری ندارند. بنابراین استفاده از نرم افزار حسابداری باید به اندازه کافی برای شما به عنوان یک مدیر کسب و کار ساده باشد تا به کمک و آموزش نیاز پیدا نکنید. حتی اگر یک حسابدار اختصاصی دارید که از برنامه استفاده می کند، به عنوان مالک باید بتوانید وارد نرم افزار شوید و موارد مورد نیاز خود را به راحتی مرور کنید. باید به این نکته توجه کنید که یادگیری نرم افزار برای کارمندان شما باید به اندازه کافی آسان باشد. همان طور که می دانید، سرمایه گذاری در آموزش کارکنان برای کسب و کار شما یک هزینه است، بنابراین شما باید سعی کنید که از آن اجتناب کنید. برای مثال با استفاده از نرم افزار حسابداری فروشگاهی چرتکه شما حتی نیاز به حسابدار نیز نخواهید داشت.

اگر نرم افزار دارای ویژگی های فراوانی باشد، استفاده از آن برای خود شما و کارکنان کسب و کارتان دشوار خواهد شد. بنابراین، به سراغ نرم افزارهایی بروید که رابط کاربری ساده ای دارند و دارای ویژگی های غیر ضروری نیستند. یک رابط کاربری مناسب، امکان دسترسی و استفاده از امکانات مهم در نرم افزار را آسان می کند و می تواند منحنی یادگیری را کاهش دهد.

4) مقیاس پذیری نرم افزار حسابداری

بسیاری از کسب و کارها با خرید اپلیکیشنی که مطابق با نیازهای آن ها در زمان خرید است، دچار اشتباه بزرگی می شوند. مشکل زمانی نمایان می شود که به مرور زمان، تجارت آن ها شروع به رشد می کند، نرم افزار حسابداری نمی تواند با پیشرفت کسب و کار به آن ها کمک کند و در نهایت صاحبان مشاغل مجبور به مهاجرت به نرم افزار دیگری می شوند. انتقال داده ها از یک سیستم موجود به نرم افزار کاملا جدید می تواند برای افراد بسیار دشوار باشد.

بنابراین، نرم افزار حسابداری را انتخاب کنید که بتواند متناسب با نیازهای کسب و کار شما باشد. همچنین از همان ابتدا دور اندیش باشید. برخی از نرم افزارها تنها یک نسخه از محصول را ارائه می دهند و برخی بسته به نوع یا اندازه کسب و کار، نسخه های پیشرفته دارند. به سراغ نرم‌افزاری بروید که یک نسخه سطح پایه و همچنین یک نسخه با ویژگی‌های غنی ارائه می‌دهد که ممکن است اکنون به آن نیاز نداشته باشید، اما قطعاً در آینده به آن نیاز خواهید داشت.

علاوه بر موارد فوق در خصوص نرم افزار حسابداری داشتن ویژگی های زیر نیز خوب است:

• قابلیت پشتیبانی از تراکنش های چند ارزی
• امکان مدیریت کارکنان و پردازش حقوق و دستمزد
• امکان دسته بندی تراکنش ها بر اساس پروژه ها
• امکان درج آرم و لوگوی شرکت مربوطه در هنگام ایجاد فاکتورهای سفارشات
• و...

نتیجه گیری

در مسیر انتخاب هر نوع محصولی داشتن یک چارچوب درست و اصولی که از اشتباهات جلوگیری کرده و روشی امتحان شده برای یک انتخاب مناسب را مشخص نماید، بسیار لازم و ضروری است. پیدا کردن بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی ، فروشگاهی و ... برای کسب و کار شما کار آسانی نیست. هنگامی که زمان و پول خود را در یک سیستم حسابداری سرمایه گذاری می کنید، پس از مدتی مهاجرت به سیستم دیگر بسیار دشوار و آزاردهنده خواهد بود. بنابراین، همیشه بهتر است زمان بیشتری را قبل از خرید صرف کنید. بنابراین مرحله به مرحله موارد گفته شده در این مقاله را در نظر بگیرید تا در مراحل بعدی و در زمان استفاده از نرم افزار خریداری شده دچار مشکل نشوید.