نحوه حسابداری رستوران ها + معرفی حسابداری رستوران ها
رستورانها یکی از مشاغل و کسب و کارهای حساس و مهم هستند که فرایندهای پیچیدهای دارند. یکی از مهمترین و پیچیدهترین فرایندها در رستورانها، مدیریت حسابداری است. حسابداری رستورانها با توجه به حجم کار و تعداد کارکنان و... میتواند یک کار سنگین و پیچیده باشد. محاسبه هزینهها و پرداختی، محاسبه سود و زیان، پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان و... از مهمترین کارهایی است که در حسابداری رستوران انجام میشود. به همین دلیل باید از روشهای مختلفی برای مدیریت حسابداری و هزینهها و درآمدها در رستورانها استفاده شود.
حسابداری رستوران چیست؟
در مورد حسابداری رستورانها باید گفت که شامل یک سری فرایند دقیق و کارآمد است که به منظور ثبت همه معاملات مالی و تعیین عملکرد آنها انجام میشود. در فرایند حسابداری رستوران، پارامترهای مختلفی مانند تفسیر، تجزیه و تحلیل درآمد، گردش مالی، موجودی کالاها، بهای تمام شده محصولات رستوران و صورتهای درآمد توسط حسابدار انجام میشود.
حسابداری رستوران فرایندی است که از پیش از راهاندازی و افتتاح رستوران آغاز شده و تا زمانی که حیات آن پابرجا باشد، ادامه دارد. خوشبختانه در دنیای امروز به لطف پیشرفت فناوری میتوان از نرمافزارهای مختلف برای مدیریت امور حسابداری در رستورانها استفاده کرد.
چه مواردی در حسابداری رستورانها اهمیت دارد؟
در خصوص مدیریت حسابداری در رستورانها باید گفت که برخی از موارد و فرایندها از اهمیت ویژه برخوردار هستند؛ به این معنی که این موارد باید به صورت دقیق محاسبه شده و همراه با جزئیات کامل در صورت مالی درج شوند. از جمله مهمترین فرایندهای حسابداری رستورانها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- دفترداری عمومی
- آنالیز مالی
- محاسبه بدهیها و پرداختیها و رسیدگی به آنها
- تهیه گزارش مالی و گزارش فروش به صورت روزانه
- مدلسازی کسب و کار
- محاسبه هزینههای مربوط به حقوق و دستمزد کارکنان
- تنظیم گزارش صورت معاملات فصلی و ارسال آن
- برقراری توازن بین حسابها
- تهیه ترازنامه مالیاتی
- تنظیم صورتهای مالی
- پیشبینی هزینهها و بودجهبندی
- مغایرتگیری
از چه روشهایی برای حسابداری رستوران استفاده میشود؟
انتخاب روش مناسب برای مدیریت حسابداری در رستورانها به عوامل مختلفی وابسته است. اما به طور کلی برای حسابداری رستورانها دو روش کلی به نام روش نقدی و روش تعهدی وجود دارد که هر کدام دارای ویژگیهای منحصر به فردی بوده و به همین دلیل کاربرد متفاوتی دارند.
روش نقدی
این روش را میتوان به عنوان رایجترین روش برای حسابداری رستورانها اعلام کرد که در نرمافزارهای حسابداری فست فود و آشپزخانه نیز از این روش استفاده میشود. مهمترین ویژگی روش نقدی این است که مشتریان پس از مراجعه به رستوران و صرف غذا، هزینه آن را به صورت نقدی پرداخت کرده و به رستوران بدهکار نمیشوند. در واقع رستورانها در این روش مانده حسابی که قابل دریافت باشد، ندارند.
در روش نقدی پیچیدگی در حسابها وجود نداشته و زمان دریافت هزینه از مشتری به راحتی ثبت میشوند. ممکن است این روش از دقت بالایی نداشته باشد اما روش بسیار سادهای است. یکی از مشکلات روش نقدی این است که پرداختی مشتریان به صورت مستقیم وارد حساب بانکی میشود؛ در این شرایط چون هزینهها محاسبه و برآورد نشدهاند، فعالیت رستوران سودآورتر از آنچه که هست به نظر میرسد.
روش تعهدی
در حسابداری به روش تعهدی بر خلاف روش نقدی، درآمدی که رستوران کسب میکند به شکل نقدی نیست. در واقع در این روش با توجه به اینکه هزینهای پرداخت نشده میتوان دید دقیقتری نسبت به هزینهها و درآمد حاصل شده داشت.
در مورد انتخاب روش مناسب برای مدیری حسابداری رستوران باید گفت که به نقل از وبسایت ماپرا:
"برای حسابداری رستوران دو روش نقدی و تعهدی وجود دارند. انتخاب روش مناسب باید بر حسب درآمد سالانه رستوران باشد. مثلا برای رستورانهایی که بیشتر از ۲۰ میلیارد درآمد سالانه دارند روش تعهدی مناسب است. اما برای درآمدهای کمتر میتوان از سایر روشها استفاده کرد. البته حسابداران خبره میتوانند متناسب با نیاز رستوران روش مناسب را انتخاب کنند."
استفاده از نرم افزار حسابداری رستوران چه اهمیتی دارد؟
در مورد اهمیت استفاده از نرمافزار برای حسابداری رستورانها باید گفت که میتواند به میزان قابل توجهی منجر به رشد و توسعه رستوران شود. اما این نکته نیز اهمیت دارد که هر رستوران باید از چه نوع نرمافزاری برای مدیریت حسابداری استفاده کند.
به عنوان مثال استفاده از نرمافزارهای حسابداری رستوران رایگان برای رستورانهایی که تازه شروع به کار کردهاند و رستورانهای کوچک مناسب است؛ اما این نرمافزارها برای رستورانهای بزرگ مناسب نیستند. در واقع اصلیترین مزیت این نرمافزارها رایگان بودن آنها است و از نظر سرعت، ارزیابی و عملکرد و سهولت استفاده این نرمافزارها در مقایسه با نسخههای پولی در سطح پایینتری قرار دارند.
مزایای استفاده از نرمافزارهای رایج در حسابداری رستورانها
به عنوان مهمترین مزیت استفاده از نرمافزارهای رایج برای مدیریت حسابداری در رستوران میتوان به کاهش مشکلات کسب و کار اشاره کرد. این نرمافزارها به صورتی طراحی شدهاند که میتوانند امکانات مختلفی را از قبیل صدور فیش و فاکتور، مدیریت مشتریان، مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان، گزارش فروش و... در اختیار صاحبان یا مدیران رستورانها قرار دهند. از جمله مهمترین مزایای نرمافزارهای حسابداری رستوران که به صورت هوشمند طراحی شدهاند میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- توسعه و رونق کسب و کار
- دسترسی به امکانات مختلف برای مدیریت بهتر امور حسابداری
- انجام راحتتر فرایندهای حسابداری
- کاهش میزان بروز خطا و اشتباه در محاسبات و صورتهای مالی
- افزایش سودآوری کسب و کار
- افزایش میزان وفاداری مشتریان
استخدام حسابدار برای رستوران یا برونسپاری؛ کدام گزینه بهتر است؟
رستورانها با توجه به هدف و حجم کاری که دارند میتوانند امور حسابداری خود را از طریق استخدام یک حسابدار انجام داده یا همه امور را برونسپاری کنند. استخدام یک فرد به عنوان حسابدار و برونسپاری امور حسابداری دارای یک سری معایب و مزایا هستند که باید مورد توجه قرار بگیرند.
با اینکه استخدام یک فرد متخصص به عنوان حسابدار که تجربه کافی دارد میتواند نقش مهمی در انجام فرایندهای حسابداری ایفا کند اما این کار مشکلاتی نیز به همراه دارد که باید مورد توجه قرار بگیرد. از مهمترین مشکلات استخدام حسابدار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تحمیل هزینههای اضافی علاوه بر حقوق و دستمزد مانند هزینه بیمه، تجهیزات اداری، آموزش و...
- زمانبر بودن فرایند استخدام و مصاحبه شغلی
- متناسب نبودن حجم فعالیتها با تعداد افراد استخدام شده به عنوان حسابدار
یکی از مهمترین مشکلات استخدام حسابدار برای رستوران عدم تناسب تعداد افراد استخدام شده با حجم کار است. مثلا در یک رستوران کوچک حجم کار کم بوده و حسابدار ساعتهای بیکاری زیادی خواهد داشت؛ در طرف مقابل در یک رستوران بزرگ ممکن است حجم کار زیاد بوده و یک نفر به عنوان حسابدار قادر به مدیریت همه امور نباشد و نیاز به استخدام افراد دیگری وجود داشته باشد. به همین دلیل برای رستورانها، بهترین کار برونسپاری امور به یک شرکت حسابداری و مالیاتی معتبر است. از جمله مزایای برونسپاری حسابداری رستورانها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- پرداخت هزینه متناسب با حجم کار انجام شده
- انجام امور حسابداری به صورت تخصصی و با پیشرفتهترین و بهترین نرمافزارها
- تخصص و تجربه بالای کارشناسان حسابداری شرکتها
- کاهش احتمال کلاهبرداری و سرقت
- انجام دقیق و صحیح امور حسابداری
جمعبندی
فرایند حسابداری رستورانها از دشواریها و پیچیدگیهای زیادی برخوردار است و به همین دلیل به تخصص و دقت بالایی نیاز دارد. این موضوع باعث شده که مدیران و صاحبان رستورانها در انتخاب روش حسابداری، نرمافزارهای مورد استفاده و همچنین استخدام یا برونسپاری امور حسابداری نهایت دقت و حساسیت را داشته باشند تا درگیر مشکلات پیچیده مالی نشوند.
دیدگاه تان را بنویسید