آشنایی با نرم افزار دبیرخانه تحت وب رایگان

آشنایی با نرم افزار دبیرخانه تحت وب رایگان

در آشنایی با نرم افزار دبیرخانه تحت وب رایگان باید بدانید که به اشتراک گذاری اطلاعات و ایده ها باید از طریق ابزاری انجام شود که هم ارتباط سریع را ممکن می کند و هم آن را ایمن می کند. تعداد زیادی از شرکت ها هنوز به ایمیل یا رسانه های اجتماعی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات حساس متکی هستند: این خطرناک است، زیرا هزینه افشای اطلاعات به طور متوسط تقریباً 3 میلیون دلار است. یک ابزار و نرم افزار ایمن تضمین می ‌کند که آنچه باید خصوصی بماند، خصوصی می ‌ماند. این ابزار ارتباطی امن باید برای کار در هر صنعت یا زمینه ای سازگار باشد. این باید به بانکداران و سایر موسسات اداری و دولتی و خصوصی کمک کند تا با یکدیگر صحبت کنند، و همچنین به مدیران اجازه دهد تا با اطمینان از ایمن بودن ارتباطات، اسناد و مدارک خود را به آسانی بایگانی کنند.

همچنین باید استفاده از آن آسان باشد، با رابطی مانند رابط کاربری تلفن هوشمند یا یک برنامه پیام رسانی محبوب مانند آنهایی که مدیران قبلاً از آن استفاده می کنند. با انتقال ارتباطات محرمانه هیئت مدیره به خارج از سیستم های ایمیل شخصی و شرکتی، هیئت مدیره شما می تواند اطمینان حاصل کند که راه آسانی برای برقراری ارتباط با افراد مناسب در زمان مناسب وجود دارد. مهم ترین نکته در استفاده از این سیستم این است که نرم افزار دبیرخانه رایگان باید به درستی اسناد شرکت را مدیریت و بایگانی کند.

• بررسی عملکرد نرم افزار

گرفتن صورتجلسات بخش مهمی از مسئولیت افراد در شرکت است. تهیه صورتجلسات دقیق یک مسئولیت قانونی است، زیرا در صورت بروز این وضعیت، سوابق جلسات است که در دادگاه مورد بررسی قرار می گیرد. بنابراین، مایه تاسف است که صورتجلسات را به صورت دستی انجام دهیم، در فرآیندی که معمولاً ناامن است. اتوماسیون اداری تحت وب باید به صورت یکپارچه باشد. تاریخ جلسه، لیست شرکت کنندگان و موضوعات جلسه ممکن است به صورت خودکار به سند صورتجلسه اضافه شود. موارد اکشن را می توان تنها با چند کلیک اضافه کرد و در طول یا بعد از جلسه تعیین و نظارت کرد. هنگامی که صورتجلسات تکمیل شد، می ‌توان آن ‌ها را مستقیماً در دفتر جلسه بعدی شما برای بحث و تأیید توسط هیئت مدیره‌تان آورد. اما در اینجا به بررسی چندین نکته دیگر پرداخته می شود:

1. نرم افزار اندیکاتور آرین یکی از سیستم های مورد استفاده در موسسات و ادارات است. این نرم افزار به خوبی اسناد و مدارک را بایگانی، جمع بندی و مدیریت می کند. متناسب با خواسته های شما در حین استفاده طراحی شده است. استفاده از آن آسان و راحت است.هم چنین قابلیت جست و جوهای پیشرفته را هم دارا است.

2. مهم ترین مزایای استفاده از این نرم افزار به شرح زیر است:

الف)حفظ و نگهداری درست مدارک

ب)جلوگیری از تخریب اسناد

پ)از هزینه های اضافی خودداری می کند.

ت)در سازمان دهی درست تمام فایل ها و مدارک به خوبی عمل می کند.

ث)انجام اتوماتیک فرایند باگیانی مدارک

مهم ترین امکانات نرم افزار دبیرخانه تحت وب رایگان

مهم ترین امکانات نرم افزار دبیرخانه تحت وب رایگان باید دارای تجهیزاتی باشد که آن را از سایرین متمایز کند. از آن جایی که این سیستم اغلب توسط مدیران و افراد مهم موسسات و ادارات خصوصی و دولتی مدیریت می شود، لذا نکته حائز اهمیت این است که باید به گونه ای باشد که از نظر رقاتی در بالاترین سطح ارائه عملکرد باشد. مهم ترین امکانات این نرم افزار بدین شرح زیر است:

• تعریف بخش های عملکردی و اطلاعاتی که شامل: قابلیت های ارائه اسناد و مدارک، چگونگی نگهداری و حفظ آن و ...

• چگونگی دسته بندی و جمع آوری مدارک و انتقال آن ها که شامل: برخورداری بخشی تحت عنوان اسناد مالی، اداری، فنی و ...

• ارائه گزارش آماری که شامل: ارائه گزارش از وضعیت مدارک و اسناد موجود.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب رایگان باید موسسات و شرکت ها را قادر سازد تا به‌ طور ایمن حساس ‌ترین اسناد خود را مدیریت کنند، در هر کجا که می ‌روند با یکدیگر همکاری کنند، و در رای ‌گیری به سرعت و آسانی شرکت کنند. با کتابخانه ای از اسناد و مواد مورد نیاز ذخیره شده در این نرم افزار، اجرای فعالیت با چند کلیک ساده می شود. منشی های شرکت می توانند به راحتی دستور کارها، حاشیه نویسی ها، اسناد، بحث های جلسات هیئت مدیره را مدیریت کنند و سریع و ایمن صورتجلسه ایجاد کنند.

سخن پایانی

نرم افزار دبیرخانه تحت وب رایگان باید برای تمامی افراد در دسترس باشد و استفاده از آن برای شرکت های مختلف مقرون به صرفه و کاربردی باشد.