برای اینکه یک پروژه را با موفقیت به پایان برسانیم باید چه کار کنیم؟
همه ما تا حدودی با مفهوم پروژه آشنا هستیم. اولین جایی که هر فرد با این مفهوم روبرو می‌شود، فعالیت‌های گروهی کلاسی در مدرسه و دانشگاه است. در فرهنگ عام، «پروژه» برای توصیف فعالیت‌های ساختمان‌سازی هم استفاده می‌شود. اما پروژه واقعا چیست؟ مفهوم پروژه با همین مثال‌هایی که زده شد اشتراک دارد.
پروژه در واقع به جمع شدن افراد مختلف با تخصص‌های مختلف برای رسیدن به یک هدف خاص (خدمت، محصول، نظریه، راه‌حل و ...) اشاره دارد. مدیریت پروژه هم به‌معنای مدیریت و جهت‌دهی کلی این تلاش‌ها برای رسیدن به آن هدف خاص است. که باید به این سوال پاسخ دهیم که : چگونه باید پروژه‌ها را مدیریت کنیم؟
تعریف مدیریت پروژه
برای تعریف مدیریت پروژه ابتدا لازم است خود پروژه را تعریف کنیم. پروژه یک گردهمایی موقتی از افراد است که با هدفی خاص تشکیل می‌شود. کارگروه مدیریت بحران که پس از یک حادثه طبیعی تشکیل می‌شود، گروهی از مهندسان که برای دادن ایده یک نرم‌افزار جدید دور هم جمع می‌شوند یا ساخت یک آپارتمان همگی مصداق‌هایی از مفهوم پروژه هستند.
مدیر پروژه در میان این گروه از افراد مثل رهبر ارکستر عمل می‌کند. مدیریت پروژه تنها به‌معنای مدیریت افراد نیست بلکه شامل مدیریت تمام ابعاد پروژه از جمله منابع، هزینه‌ها، ریسک، نیازهای سهام‌داران، ارتباطات و... می‌شود. در مواردی مثل پروژه‌های ساختمانی مدیریت بر اساس انجام یک‌سری روال مرسوم انجام می‌پذیرد اما در مورد پروژه‌ای مثل توسعه نرم‌افزار، مدیریت پروژه نقش ویژه‌ای پیدا می‌کند.
مدیر در این پروژه‌ها باید علاوه بر داشتن دانش و مهارت مدیریت، شناخت کاملی از ابعاد اقتصادی پروژه داشته باشد و شیوه برخورد با افراد متخصص در هر زمینه‌ای را بداند.
چالش های مدیریت پروژه
- زمان: چیزی که «مدیریت پروژه» را از «مدیریت» متمایز می‌کند، محدودیت زمانی است. در واقع تنها دارا بودن مهارت‌های مدیریتی برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق کافی نیست. مدیر پروژه باید بتواند با زمان محدود خود کنار آمده و در همان زمان تیم خود را به سمت موفقیت هدایت کند.
- منابع محدود: زمانی که یک کسب‌وکار را مدیریت می‌کنید، همیشه می‌توانید درخواست برای نیروی کار بیشتر یا منابع مالی بیشتر بدهید. در مدیریت پروژه اما نتیجه از شما در زمان مشخص و با منابعی محدود خواسته شده است. یعنی حتی اگر افرادی که در اختیار شما قرار داده شده‌اند از تخصص کافی برخوردار نباشند، راهی برای تغییر شرایط نخواهید داشت.
- تعارض افراد متخصص: تیم‌های جمع شده برای پروژه عموما از افراد متخصص در زمینه‌های مختلف تشکیل می‌شوند. مثلا برای توسعه یک نرم‌افزار بورس، تیمی متشکل از کارشناس اقتصاد، برنامه‌نویس و بازاریاب خواهیم داشت. افراد متخصص معمولا به‌سادگی قابل کنترل و مدیریت نیستند و غرور خاص خود را دارند. از طرفی در بعضی موقعیت‌ها یک تیم تخصصی روبروی تیمی دیگر قرار می‌گیرد و هر کدام اصرار دارند حرف تیم خود را به کرسی بنشانند.
- ارتباطات: اینکه تمام افراد با یکدیگر ارتباط سازنده داشته باشند بسیار مهم است. در واقع 32 درصد متخصصان مدیریت معتقدند بزرگترین مشکل مدیریت پروژه به بحث ارتباطات مربوط می‌شود.
- نیازهای نامشخص مشتریان: گاهی سرمایه‌گذار یا مشتری تنها توضیحات کلی و گیج‌کننده را در اختیار مدیر پروژه می‌گذارد.
- ددلاین های غیرمنطقی: زمان در مدیریت پروژه به‌طور کلی محدود است اما گاهی به تیم زمان‌هایی داده می‌شود که کم‌بودن آن‌ها عقلانی نیست.
راه های عبور از چالش های مدیریت پروژه
- اهداف را دقیقا مشخص کنید. اگر توضیحات مشتری یا سرمایه‌گذار کامل بود، اهداف را به هدف‌های کوچک‌تر تجزیه کرده و در نهایت به وظایفی برای هر گروه تخصصی تقسیم کنید. اگر توضیحات همچنان نامفهوم است به پرسش و تحقیق از مشتریان ادامه دهید تا به یک هدف واحد و روشن برسید. نبودن هدفی با این ویژگی‌ها تنها باعث سردرگمی و به‌هدررفتن تلاش‌ها خواهد شد. هدف باعث هم‌جهت شدن تلاش‌ها در مسیر درست می‌شود.
- برای رفع مشکل ارتباطات تیمی از نرم‌افزارهای مدیریت تیم استفاده کنید. از طریق این نرم‌افزارها می‌توانید به هر فرد نقش و وظیفه‌های خاص خودش را اختصاص بدهید. این نرم‌افزارها وظایف هر فرد را در لحظه ایجاد توسط مدیر به اطلاع آن‌ها (از طریق ایمیل، پیامک و...) رسانده و از این طریق همه را مطلع و به‌روز نگه‌می‌دارد.
- برنامه‌ریزی‌های مالی را فراموش نکنید. نقشه راهی که با توجه به هدف تیم طراحی می‌کنید باید با منابع مالی موجود، ممکن باشد. برنامه‌ریزی مالی شامل صورت مالی دقیق ماهانه و سالانه است.
- منابع مورد نیاز خود را قبل از شروع به صورت دقیق به اطلاع سرمایه‌گذاران برسانید. آن‌ها باید بدانند شما چه تعداد نیروی انسانی و چه مقدار سرمایه نیاز دارید. هر گونه ابهام در بیان نیازهای پروژه در ادامه مشکل‌ساز خواهد شد.
- از سیستم های مدیریت ریسک استفاده کنید.
- از تکنیک‌های مدیریت چابک استفاده کنید.
- مشتری، سهام‌دار یا سرمایه‌گذار (صاحب پروژه) را گاهی به جلسات دعوت کرده و با روال کار آشنا کنید. این کار باعث از بین رفتن انتظارات غیرواقعی آن‌ها در بعضی موارد خواهد شد.
بهترین متد مدیریت پروژه
عصر امروز عصر فراگیری آی‌تی و رقابت دیجیتال است. مباحث مربوط به مدیریت هم از این قاعده مستثنی نبوده و از کاربردهای آی‌تی استفاده می‌کنند. در حال حاضر نرم‌افزارها و پلتفرم‌های بیشماری از جمله نرم افزار MSP و نرم افزار پریماورا و نرم افزار مایکروسافت اکسل در زمینه مدیریت پروژه وجود دارد.( که می‌توانید آموزش‌های حرفه‌ای آن را در مکتب‌خونه دنبال کنید.)
استفاده از این نرم‌افزارها نیاز به مستندسازی و ثبت وقایع به‌صورت جداگانه (روی فایل ورد یا ویس) را از بین می‌برد. در این نرم‌افزارها تمام مستندات، وظایف و اهداف پروژه در یک سیستم یکپارچه جمع شده‌اند و در هر لحظه قابل دسترسی‌اند. یکی از بهترین و کاربردی‌ترن نرم‌افزارهای موجود در بازار ترلو و دیگری کیس فلو نام دارد.
جمع بندی
پروژه به‌معنای جمع شدن موقتی افراد با هدف توسعه محصول، خدمت یا پیدا کردن راه حلی جدید است. کسانی که سفارش پروژه را به یک مدیر پروژه می‌دهند عموما زمان و منابع محدودی را در اختیار او قرار داده و اهدافی را برای او مشخص می‌کنند.
وظیفه مدیر پروژه رهبری کردن تیم در مسیر رسیدن به اهداف مشخص شده در زمان داده شده است. مدیریت پروژه ابعاد بسیاری دارد و هرکسی از پس انجام آن برنخواهد آمد. بهترین متد مدیریت پروژه در حال حاضر بهره‌گیری از آی‌تی است. پلتفرم‌های موجود برای مدیریت پروژه برای چالش‌های این کار راه‌حل‌های خاص خود را ارائه کرده‌اند و از این طریق کار مدیران پروژه را راحت می‌کنند. البته نباید فراموش کنیم یک مدیر پروژه خوب باید علاوه بر مهارت‌های مدیریتی، مهارت‌های مدیریت چابک (در زمان خیلی کم) و دانش اقتصادی لازم برای امکان‌سنجی اهداف پروژه داشته باشد. اگر این ویژگی‌ها در یک مدیر پروژه وجود داشته باشند، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند موفقیت او را تضمین کند.
دیدگاه تان را بنویسید