بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری و دبیرخانه و بایگانی چه ویژگی‌هایی دارد؟
سالهاست که سیستمی شدن، تمامی عرصه‌های زندگی را تغییر داده است. چهره‌ی سازمان‌ها و ادارات نیز از این تغییرات مستثناء نیست. از جمله کلیدی‌ترین بخش‌های یک سازمان، بخش دبیرخانه با وظیفه‌ی برقراری مکاتبات اداری و بایگانی و آرشیو اسناد در نقش ثبت اسناد، نامه‌ها و مدارک تجاری است.
بنابراین کیفیت عملکرد دو بخش دبیرخانه و بایگانی بر عملکرد کلی سازمان و اداره بی‌تأثیر نیست. کارکرد درست این دو بخش نه تنها به حجم انبوهی از اطلاعاتِ در گردشِ یک سازمان نظم می‌بخشد بلکه مدیریت، تنظیم گزارشات و برنامه‌ریزی را آسان‌تر و دقیق‌تر می‌کند. با بالاتر رفتن کیفیت عملکرد، احساس رضایت ارباب‌رجوع بیشتر شده، خطاهای انسانی کاهش پیدا کرده و در نهایت بهره‌وری کلی سازمان و کارکنان بالاتر می‌رود.
اما استفاده از نرم افزار دبیرخانه و نرم افزار بایگانی جهت آرشیو اسناد چه ضرورتی دارد؟ به عبارت دیگر با سیستمی شدن درست دبیرخانه و بایگانی چه مزایایی نصیب یک سازمان، کارمندان و ارباب رجوع خواهد شد؟ در ادامه به چند نمونه از الزامات برای استفاده از نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، اشاره خواهیم کرد.
لزوم استفاده از سیستم اتوماسیون دبیرخانه و بایگانی در شرکت‌ها و سازمان‌ها
حذف پرونده‌های کاغذی و اهمیت پیدا کردن سرعت و دقت در بازار کار رقابتی دنیای امروز بر کسی پوشیده نیست. ثبت دیجیتال اطلاعات نه تنها سرعت رسیدگی به وظایف را بالاتر برده بلکه احتمال بروز خطاهای انسانی‌ای را به حداقل می‌رساند.
با سیستمی شدن این بخش آرشیو اسناد، عملکرد کلی سازمان تحت‌تاثیر قرار گرفته و باکیفیت‌تر می‌شود. در بخش دبیرخانه با ثبت نامه‌ها به صورت نامحدود، ضمیمه کردن تمامی تصاویر، نامه‌های گذشته و فایلهای صوتی، سرعت و دقت رسیدگی به امور دوچندان می‌شود. امضا دیجیتال و قابلیت کارتابل و ارجاع دادن نامه به کاربر مورد نظر همگی در قالب یک نرم‌افزار موفق امکان‌پذیر است.
در بخش بایگانی نیز با استفاده از نرم افزار بایگانی جامع امکان ثبت نامحدود اسناد، آرشیو اسناد نامه‌ها و اطلاعات هر روزه و امکان گزارشگیری در زمان و به شکل دلخواه، برنامه‌ریزی برای هر نوع تغییری آسان و کم‌خطاتر از گذشته خواهد شد. بایگانی، طبقه‌بندی و آرشیو اسناد، جستجوی آسان و سریع در میان اسناد ثبت شده‌ی موجود در سیستم همگی از جمله مزیت‌های سیستمی شدن بخش بایگانی محسوب می‌شود.
بنابراین دیگر چرایی سیستمی شدن ادارات برای همه قابل درک است و آنچه که پرسش‌برانگیز است چگونگی اتوماسیون اداری است. به عبارت دیگر آنچه که برای همه اهمیت دارد این است که چه نرم‌افزاری با چه ویژگی‌هایی می‌تواند بدون وجود خطای سیستمی و به شکلی جامع و کامل، پاسخ به تمامی نیازهای موجود یک سازمان و اداره را پوشش دهد. در ادامه به ویژگی‌های یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی و کارآمد اشاره خواهیم کرد.
ویژگی‌های یک سیستم اتوماسیون دبیرخانه و بایگانی کارآمد
در مرحله اول امکان تهیه نرم‌افزار به صورت تک کاربره و یا شبکه و قابلیت تنظیم و اضافه نمودن کاربران جدید به سیستم یکی از نکات مهم جهت تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری است. چرا که نیاز هر شرکت و سازمانی جهت تهیه نرم‌افزار متفاوت است. از طرف دیگر دغدغه‌ی همیشگی مدیران یک سازمان ایجاد دسترسی دلخواه برای کاربران شبکه است. کنترل ورودی اطلاعات بر حسب نقش کاربر در سازمان ضروری محسوب می‌شود.
لازم است تمامی امکانات مورد نیاز شرکت و سازمان برای مدیریت امور اداری و مالی در یک نرم‌افزار موفق وجود داشته باشد. بدین ترتیب مدیران کاردان یک سازمان با انتخاب درست یک نرم‌افزار جامع و کامل می‌توانند از سایر نرم افزارهای مالی و اداری بی‌نیاز شوند.
در بخش دبیرخانه‌ی نرم‌افزار نیز باید قابلیت ثبت، آرشیو نامه ها و ارسال نامه ها در قالب برنامه، به آسانی و تنها با چند کلیک ساده وجود داشته باشد. امکان ثبت امضاء دیجیتال، ارجاع نامه در قالب برنامه به کاربران مورد نظر، عدم محدودیت در ثبت ضمائم برای نامه‌ها (اعم از فایلهای صوتی، تصویری و غیره) و در نهایت چاپ نامه با امضا و سربرگ دلخواه از دیگر قابلیت‌های یک سیستم کارآمد محسوب می‌شود.
در بخش بایگانی اسناد نیز امکان گروه بندی و طبقه بندی نامه‌ها در قالب دلخواه کاربر، قابلیت تعریف شماره دلخواه برای هر نامه یا سند، امکان تعریف و طبقه بندی انواع فایل ها و پوشه‌ها در سیستم، دسترسی آسان به نامه‌های سال‌های گذشته یا هر زمان دیگری و تهیه گزارش‌های دقیق و مطمئن از اسناد ثبت شده در سیستم همگی از ویژگی‌های یک نرم‌افزار موفق محسوب می‌شود.
علاوه بر موارد گفته شده در بالا، در ادامه به چند مورد دیگر از ویژگی‌های یک سیستم اتوماسیون دبیرخانه و بایگانی موفق اشاره می‌کنیم:
یکپارچگی، سازگاری و به روز رسانی مداوم
یک نرم‌افزار کارآمد تمامی قابلیت‌های مورد نیاز ادارات را برای ایجاد اتوماسیون کامل به صورت یکپارچه ارائه می‌کند. به علاوه با به روز رسانی‌های پیوسته، امکانات جدید را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
گروه بندی و طبقه بندی نامه ها
یکی از مهمترین موارد استفاده از نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد انتظام بخشی و قابلیت گروه‌بندی و طبقه بندی نامه ها و فایل ها است. امنیت، سرعت و افزایش کارایی از مزیت‌های این قسمت می‌باشد.
محیط ساده و کاربرسند
یک نرم افزار اتوماسیون اداری موفق نرم‌افزاری است که علاوه بر برطرف کردن تمامی نیازهای کاربران، کاربرپسند بوده و به آسانی قابل استفاده باشد.
کارتابل و گردش نامه در سازمان و شرکت
یک نرم افزار جامع دبیرخانه این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند که مکاتبات اداری خود را به آسانی و با سرعت بالا در سازمان به گردش بیندازند.
نرم افزار جامع (هم دبیرخانه و هم بایگانی)
تهیه نرم‌افزاری جامع هم در بهره‌وری بیشتر مؤثر است و هم هزینه نهایی کمتری خواهد داشت. یک نرم‌افزار جامع علاوه بر اینکه در ثبت نامه ها و پرونده ها، آرشیو اسناد، به گردش در آوردن نامه‌ها در درون سازمان، امکان ضمیمه کردن تمامی فایل های مورد نیاز با فرمت های مختلف کارگشا هست، برای مدیریت امور حسابداری، اسناد مالی، چک‌ها و سررسیدها و حساب‌های بانکی نیز راهگشا محسوب می‌شود.
افزایش بازدهی و بالا بردن کیفیت عملکرد
یک سیستم اتوماسیون دبیرخانه و بایگانی کارآمد با نیازسنجی درست می‌تواند به بالا بردن کیفیت و عملکرد درست شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک شایانی کند و بازدهی کلی را چند برابر کند.
تیم پشتیبانی قوی
وجود یک تیم پشتیبانی قوی و متخصص موجب آرامش و جلب اعتماد بیشتر ادارات خواهد شد. ارتباط مداوم با کاربران یک نرم‌افزار از سوی تیم پشتیبانی یک نرم‌افزار برای شرکت طراح نیز بسیار سود رساننده است. چرا که ثمره این ارتباط آگاهی نسبت به نیازهای جدید و به روز رسانی‌های مرتب است و در نهایت رضایت بیشتر مشتری را جلب می‌کند.
سخن پایانی
در این مقاله به ویژگی‌های یک نرم افزار جامع و کامل در عرصه مدیریت یک سازمان اشاره شد. همانطور که گفته شد از آنجا که بخش بایگانی و دبیرخانه و آرشیو اسناد در تمامی ادارات و سازمان‌ها به عنوان دو بخش کلیدی محسوب می‌شوند ضروری است که اتوماسیون اداری بیشتر حول محور وظایف این دو متمرکز باشد.
همچنین در این مقاله به ویژگی‌های مطلوب یک نرم‌افزار موفق نیز اشاره شد. نرم افزار دبیرخانه و بایگانی سروش محصول شرکت سیناپردازش با وجود سالها تجربه در سیستمی کردن سازمان‌ها و ادارات بزرگ کشور و پوشش دادن تمامی ویژگی‌های مطلوب ذکر شده در بالا به همراه تیم قوی پشتیبانی و ارائه تمامی آموزش‌های لازم، ارائه خدمت می‌کند. از آنجا که این نرم‌افزار با نیازسنجی درست طراحی شده است عملکرد بهتر و بازدهی‌ای دوچندان خواهد داشت.
دیدگاه تان را بنویسید